Wat is een veilige omgeving?

Leiden is begeleiden.

Als ouder leer je je kind om op eigen benen te staan in de snel veranderende wereld. Een leider in een organisatie doet eigenlijk niet anders. Hij/zij helpt de organisatie en het team omgaan met veranderingen en onduidelijkheden. Een leider creëert een veilige omgeving, zodat iedereen vanuit zijn kracht in kan spelen op die veranderingen. Zo gaan zaken als ‘vanzelf’.

Wat is een veilige omgeving?

In een veilige omgeving kunnen mensen zich ontplooien. Waar zijn ze goed in? Waar ligt hun specialisme, hun kracht, hun intrinsieke motivatie? Als alle medewerkers werken vanuit hun eigenkracht, kunnen ze eigenaarschap nemen over hun taken en verantwoordelijkheden. Als ze hun eigen kracht kennen, durven ze makkelijker beslissingen te nemen. Hierdoor vergroten ze niet alleen hun eigen effectiviteit, maar ook die van het team. Daardoor ontstaan zelfsturende teams en wordt leiden begeleiden.
Bij het creëren van een veilige omgeving en het begeleiden van de organisatie in tijden van veranderingen, zijn de volgende aspecten van belang:

'Circle of Influence'

Wat kun je als leider aan eindverantwoordelijkheid dragen? Wat ligt nog binnen je beïnvloedingssfeer (qua planning, keuzes, reacties…) en waar ben je zelf ook afhankelijk van? Waar kun je de ‘Circle of Influence’ intensiveren of vergroten?

Door aan te geven wat wel en niet binnen je beïnvloedingssfeer ligt, creëer je duidelijkheid. Door anderen duidelijkheid te geven, schep je heldere verwachtingen. Vooral in een omgeving waarin de end-to-end gedachte van groot belang is, is deze afstemming met de betrokken stakeholders van cruciaal belang. Het succes van deze afstemming hangt af van het wel of niet hebben van een veilige omgeving.

Transparantie

Door een concrete visie en strategie op te stellen, geef je de medewerkers een richting. Deze richting kan op afdelingsniveau worden uitgewerkt in kpi’s. Door uit te leggen waaróm de organisatie die richting op wil, creëer je transparantie. Het geven van continue top-down informatie maakt dat medewerkers beslissingen kunnen nemen over hun dagelijkse werkzaamheden. Dit geldt andersom ook. De leider kan tijdig bijsturen door een continue bottom-up informatiestroom.
Echter, het dúrven nemen van beslissingen door de medewerker zelf en het tijdig informeren van de leider, zal vooral plaatsvinden in een veilige omgeving. Deze veilige omgeving wordt gecreëerd door de persoonlijke effectiviteit van de manager.

Wijze van besluitvorming

Een medewerker heeft antwoord nodig op de volgende vragen om beslissingen te kunnen nemen:

  • Wanneer/waarover beslissen medewerkers zelf?;
  • Wanneer/waarover vindt afstemming met de leider plaats?;
  • Wanneer/waarover neemt de leider zelf een besluit?.

Zo worden verwachtingen gemanaged.

Waarderen van medewerkers

Individuen zijn meer effectief, als ze weten dat ze gewaardeerd worden op basis van hun persoonlijke competenties en hun toegevoegde waarde in het proces. Die waardering blijkt uit het geven van concrete complimenten. Ook als het voor het ‘grote publiek’ is. Zo komen de ‘credits’ op de juiste plek terecht. Complimenten worden ‘gedelegeerd’, net als de verantwoordelijkheden.

Nemen van eindverantwoordelijkheid

Als leider neem je de eindverantwoordelijkheid over de activiteiten binnen het team of de organisatie. Complimenten worden gedelegeerd en bij issues wordt bijgestuurd o.b.v. een ‘rootcause’ analyse. Daarna kunnen de zelfsturende teams hun verantwoording weer oppakken. Zo weten ze dat de leider hen steunt. Het is daarbij belangrijk dat het management altijd zijn eindverantwoordelijkheid behoudt.

Om die eindverantwoording te kunnen dragen, moet het management ook altijd op de hoogte zijn van wat er speelt binnen de teams. Dit vergt een nauwe communicatie tussen de leider en het team.