Systemen Implementeren

Samenwerking organisatie en IT bepaalt succes.

Bij het implementeren en optimaliseren van IT-systemen en applicaties dient een continue afweging gemaakt te worden tussen effectiviteit en efficiency.  Tevens dient duidelijk te zijn of het proces leidend is of dat het systeem de processen bepaalt. 

Voor het dagelijks beschikbaar houden van een IT systeem dient een periodieke afstemming tussen de organisatie (als eigenaar van de applicatie ) en IT (als beleidsbewaker, ondersteuner en adviseur) plaats te vinden. Enkele onderwerpen die daarbij van belang zijn, zijn het plannen van onderhoud, updates (i.v.m. cruciale businessmomenten), versiebeheer en back-ups en het wel of niet gebruiken van een Datacenter.

Veranderingen in de markt en in wet- en regelgeving zijn bepalend voor wijzigingen in het systeem. Deze wijzigingen zijn echter niet altijd van toegevoegde waarde voor de organisatie zijn. Daarnaast worden er ook wijzigingen doorgevoerd op basis van structuurwijzigingen, interne processen en leiderschap. Zo kan de organisatie de klant beter van dienst zijn, of kan het management betere sturing geven.

Het implementeren van deze wijzigingen vergt een projectmatige aanpak. Daarbij wordt steeds vaker voor de Agile methode gekozen in plaats van de PRINCE 2-methode. Dit vraagt ook om een andere leiderschapsstijl. De ROOTS-stijl past hier goed bij.

Mijn ervaring

Als voormalig eigenaar van SAP-FICO en de bijbehorende interfaces, als voorzitter van de Changeboard en als sponsor van IT-projecten die impact hadden op Finance, heb ik veel implementaties meegemaakt. Daarnaast ben ik ook betrokken geweest bij het stopzetten van systemen. Beide gingen altijd in nauwe samenwerking met IT. Het vereist een afdelingsoverstijgende samenwerking om binnen de gestelde tijd en budget te kunnen leveren.

Vanuit bovengenoemde rollen heb ik veel projecten en wijzigingen voorbij zien komen. Zoals het opzetten van een ERP- en consolidatiepakket, het aanpassen van een salarissysteem, het opzetten van een in- en verkoopsysteem en een managementsysteem. Maar ook het opzetten en sluiten van entiteiten of het voldoen aan compliance, zoals IBAN, btw- en valutawijzigingen.